Basic of Time Management

Basic of Time Management Workshop

Problem yang paling umum dalam Manajemen Waktu adalah bahwa kebanyakan orang cenderung reaktif ketimbang proaktif. Daripada bertindak ke arah tujuan jangka panjang, mereka bereaksi terhadap tekanan eksternal. Manajemen Waktu mengajarkan peserta bagaimana untuk membalik proses itu. Melalui workshop interaktif yang melibatkan partisipasi dan menganalisa data mereka sendiri, para peserta akan belajar satu toolset yang akan mereka aplikasikan segera pada perencanaan baru setiap hari sehingga secara terus menerus ke depannya mereka akan mampu:

1. Mempercepat penyelesaian tugas pekerjaan
2.  Selalu berada pada waktu dan tempat yang tepat
3.  Memelihara hubungan pelanggan yang lebih baik
4.  Menyelesaikan tugas/proyek tepat waktu
5.  Mengatur aktivitas pribadi dan bisnis
6.  Melakukan Koordinasi, Pengorganisasian, Perencanaan, dan Evaluasi
7.  Pembahasan menggunakan alat organisasi yang lebih efektif

Tujuan Basic of Time Management 

1.  Menetapkan prioritas untuk bekerja sesuai dengan tujuan
2.  Memperjelas tujuan (goals)
3.  Menyusun secara berutan (terstruktur) tugas-tugas sehari-hari
4.  Working smarter not harder
5.  Menilai area dimana keuntungan terbesar pada waktunya dapat diharapkan
6.  Menentukan apakah arah kegiatan sudah tepat sesuai tujuan (goal) atau tidak
7.  Menerapkan critical path network system untuk memperkirakan waktu dan kegiatan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan
8.  Menerapkan data dalam agenda harian mereka sendiri, perencana harian atau Palm Pilot

Materi Basic of Time Management 

•  Mengidentifikasi Hambatan
•  Tujuan pribadi untuk lokakarya
•  Analisis audit waktu untuk memahami kesenjangan dalam manajemen waktu.

Latihan # 1: Identifikasi hambatan yang menghalangi kita dari mengelola waktu secara efektif.

Latihan # 2: penilaian kebiasaan perilaku pribadi.

•  Memahami akar kebiasaan yang tidak efektif, manajemen waktu.

Latihan # 3: Mengembangkan strategi untuk mengatasi kebiasaan buruk. Belajar untuk menghemat waktu dengan berkomunikasi dengan orang lain secara efisien.

•  Tools Memanfaatkan Waktu: Tujuan dan Prioritas Kegiatan Memahami pentingnya menetapkan tujuan Goal-Getting Guidelines

Latihan # 4: Menetapkan Tujuan: Peserta akan membuat empat tujuan (goal) yang dapat didefinisikan dengan baik

•  Mengidentifikasi Kegiatan: Mengidentifikasi kegiatan khusus yang diperlukan untuk mencapai tujuan individu.
•  Memilah-milah kegiatan yang menggunakan prinsip 4 D: Dump, Do, Delegasi, Defer (Tunda).

Kegiatan # 5: Membuat daftar kegiatan yang terkait dengan tujuan tertentu. Menerapkan prinsip 4 D.

•  Menetapkan Prioritas Tujuan.

Latihan # 6: Mengidentifikasi tingkat prioritas untuk setiap tujuan

•  Rencana Aksi dan Mengatasi Hambatan
•  Belajar untuk merencanakan setiap hari.
•  Menggunakan kalender atau time planning tool secara efektif.
•  Managing Deadlines.

Latihan # 7: Mendefinisikan tenggat waktu yang realistis.

•  Scheduling in Reverse
•  The Pareto Principle
•  The Urgent vs Important Theory: bagaimana menjadi proaktif, bukan reaktif.

Latihan # 8: Urgent vs. Important team competition

•  Review tujuan kelas / hambatan. Menerapkan manajemen waktu. luar kelas alat. Diskusi strategi peserta dapat digunakan untuk mengatasi hambatan pribadi.